兵心网战友之家秘书:工作汇报到位六字诀

发布者: 战友之家 | 发布时间: 2024-2-11 21:41| 查看数: 505| 评论数: 1|帖子模式

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兵心网战友之家:在机关给领导做一次高质量的汇报,前提条件是要想清楚一些关键问题,并在此基础上做好精心准备。
怎么才能汇报到位呢?送给你六个字:想清楚,说明白。具体说,就是在汇报之前,一定要想清楚汇报内容,只有想清楚了,汇报时才能说明白。
怎么才算是想清楚呢?汇报之前,到底要想清楚哪些问题,精心做好准备呢?下面就围绕“想清楚”来谈一谈五个方面的问题。


注意调整心态

有的人害怕汇报,尤其是给单位主要领导做重要汇报,经常担心自己说不好会被对方批评,所以很容易产生紧张情绪;还有的人一心想要出彩,想通过汇报工作给领导留下好印象,这样容易给自己带来沉重的思想负担。
过于担心,过于看重汇报,这都属于不良心态,都会影响汇报的正常发挥。“战略上藐视敌人,战术上重视敌人”,非常适用于给领导汇报工作。在战略上要藐视,就是说要有一颗平常心,让自己淡定从容;在战术上重视,指的是要做好充分准备,不打无准备之仗。当我们把心态调整好了,才能在汇报时发挥正常水平。
选择汇报时机

汇报时机,就是什么时候去给领导汇报。这里提醒你在给领导汇报前要考虑四个因素:一是领导现在忙不忙;二是心情怎么样;三是对一些特别重要的工作,必须当面给领导说清楚的内容,提前和对方预约汇报的时间和地点;四是日常工作尽可能定时汇报。比如我每周一上午上班1小时后,都会给领导汇报本周的工作计划,对方也习惯于此,这样尽可能使汇报程序化。
除了上述四个因素外,再送给你三个数字:1%,50%和100%。这也是选择汇报时机的关键节点,因为这些节点通常是领导最想听汇报的时候。
1%指的是工作刚开始时。比如,领导安排你写一篇讲话材料。接到任务后,你首先应该把文章的提纲想清楚,列出来,然后给领导汇报,让对方确认。不要小看这1%,“开始”这个步骤非常重要。许多人领到任务后埋头就写,忙活半天,非常辛苦,但写完交给领导后,对方说材料框架有问题,需要推倒重来。那时候,可能想死的心都有了。
50%指的是工作进行到一半时。比如,某项工作任务比较重,时间延续长,可能需要一两个月才能完成。当完成50%工作量的时候,你应该主动去给领导汇报,让对方心里有底。否则,对方会有不安感,会不踏实,尤其控制欲较强的领导更是如此。
100%指的是当工作结束时。这一条不需要做过多解释,当领导布置的任务完成了,肯定得给对方汇报。这是在机关工作的基本要求。事情不论大小,只要是领导交办的事,都应该件件有回应,事事有着落。
熟悉领导类型

这个问题很有意思,也很现实。不同的领导,他们的个性特点、气质风格都不相同,这些都直接决定了下属的汇报形式。
比如,有的领导比较敏感,控制欲强,注意细节,向这样的领导汇报工作,就要有条理,按顺序铺开,具体的过程和细节都不能漏掉;有的领导注重整体,善于宏观把握,向这样的领导汇报工作就要选择要点,简明扼要,少说过程,让对方一下子抓住要害;有的领导属于专制型风格,向这样的领导汇报的频率就要高些,要经常请示汇报;有的领导属于放任型风格,向这样的领导汇报工作次数就要少些,只要不牵涉大局,一般不要汇报过于具体的事项,否则领导可能会觉得你能力不行,难当大任。点此加群
还有,对越基层的领导,汇报就应该越具体;越高层的领导,汇报应该相对更宏观一些。
再有,对分管领导,汇报就要更加翔实;对其他领导,汇报可以相对简略。
千人千面,要怎么来做呢?关键是平时要多留心留意,注意了解和熟悉不同领导的个性特点和气质风格,这样才能在汇报时做到因人而异、有的放矢,让对方满意,从而获得理解和支持。

掌握汇报时长

汇报时长,就是指汇报多长时间。我的经验是在讲清楚的前提下,删繁就简,越短越好。因为越是领导,时间越是宝贵。职场当中有个“30秒电梯法则”,经常在世界500强企业里运用。意思是,在和领导一起坐电梯的30秒之内,必须把一项工作汇报清楚。
在机关工作,可能不需要那么绝对,但尽量压缩时间也是应该的。能用2分钟说清楚,绝对不要拖成2分半钟。要时刻提醒自己注意时间原则,在做汇报准备时,要提前演练并掐算一下时间,做到心中有数。
明确汇报内容

这一条是最核心的问题,就是在给领导汇报时到底应该说什么内容。一个成功的汇报,需要包括三方面要素:观点、事实、建议。观点,是要汇报的核心思想;事实,是证明观点的论据;建议,是基于观点、事实,建议对方要采取的行动。
汇报的本质就是要通过对一系列事情的说明、分析,让对方了解事情的来龙去脉,并且从事情的背后找出问题本质,得出规律性的结论,形成科学的决策意见,供领导选择。所以,要想汇报到位,前提是只有把上述问题都想清楚了,才能为下一步的“说明白”奠定基础。

最新评论

战友之家 发表于 2024-2-11 21:42:12
欢迎从事机关工作的战友们分享一下!!!
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